Se você já emitiu uma nota fiscal, comprou mercadorias para sua empresa ou trabalhou com produtos sujeitos à tributação, provavelmente já se deparou com uma sequência de oito números chamada NCM.
Apesar de aparecer com frequência no dia a dia das empresas, muita gente ainda não sabe exatamente o que significa NCM, como encontrar o código correto e qual é a sua importância para a tributação.
Escolher um NCM incorreto pode gerar problemas na emissão de documentos fiscais e também influenciar o tratamento tributário aplicável à mercadoria.
Neste artigo do Rodicas, você vai entender de forma prática o que é NCM, como funciona sua estrutura, para que serve, como consultar e quais cuidados uma empresa deve ter ao classificar seus produtos.
O que é NCM?
NCM significa Nomenclatura Comum do Mercosul.
É um sistema utilizado para classificar mercadorias por meio de códigos numéricos. A NCM é adotada pelos países do Mercosul e tem como base o Sistema Harmonizado (SH), utilizado internacionalmente para a classificação de mercadorias. (Serviços e Informações do Brasil)
Na prática, podemos pensar na NCM como uma espécie de “código de identificação fiscal” da mercadoria.
Cada produto deve ser enquadrado em uma determinada classificação de acordo com suas características.
Por exemplo, imagine uma empresa que comercializa diferentes produtos:
- ferramentas;
- equipamentos;
- peças;
- materiais elétricos;
- produtos de limpeza;
- alimentos;
- máquinas;
- produtos de informática.
Cada mercadoria possui uma classificação própria dentro da NCM.
Por isso, não basta saber apenas o nome comercial do produto. Para chegar ao código correto, é necessário analisar suas características, composição, função, utilização e demais informações relevantes.
Para que serve a NCM?
A NCM possui diversas funções dentro do sistema tributário e do comércio exterior.
Segundo a Receita Federal, a classificação NCM é utilizada, entre outras finalidades, para determinar tratamentos tributários, apoiar a aplicação de tributos, identificar mercadorias em operações de comércio exterior e gerar estatísticas de importação e exportação. (Serviços e Informações do Brasil)
Entre suas principais utilizações estão:
1. Identificação da mercadoria
A NCM permite identificar e classificar determinado produto dentro de uma estrutura padronizada.
2. Tributação
A classificação da mercadoria pode influenciar o tratamento tributário aplicável.
Dependendo do produto e da operação, a NCM pode estar relacionada à aplicação de tributos, benefícios fiscais, alíquotas e outras regras.
3. Emissão de documentos fiscais
A NCM é uma informação utilizada nos documentos fiscais relacionados à comercialização de mercadorias.
Por isso, empresas que vendem produtos precisam ter atenção ao cadastro fiscal de seus itens.
4. Comércio exterior
A NCM é fundamental para operações de importação e exportação.
Ela ajuda a identificar a mercadoria perante os sistemas utilizados no comércio exterior e está relacionada ao tratamento tributário e administrativo aplicável.
5. Estatísticas
Os códigos também são utilizados para organizar informações estatísticas sobre o comércio de mercadorias.
Quantos números tem o código NCM?
O código NCM utilizado normalmente possui 8 dígitos.
Sua estrutura está relacionada ao Sistema Harmonizado e às adaptações feitas pelo Mercosul.
Os seis primeiros dígitos correspondem ao Sistema Harmonizado, enquanto os dois últimos dígitos são definidos no âmbito do Mercosul. (Serviços e Informações do Brasil)
A estrutura pode ser visualizada assim:
XX.XX.XX.X.X
De maneira simplificada:
| Parte | Quantidade | Representação |
|---|---|---|
| Capítulo | 2 dígitos | XX |
| Posição | +2 dígitos | XX.XX |
| Subposição | +2 dígitos | XX.XX.XX |
| Item | +1 dígito | XX.XX.XX.X |
| Subitem | +1 dígito | XX.XX.XX.X.X |
A Receita Federal explica que a NCM é organizada em diferentes níveis: posição, subposição, item e subitem, distribuídos em 21 Seções e 96 Capítulos. (Serviços e Informações do Brasil)
NCM e Sistema Harmonizado: qual a diferença?
É comum confundir esses dois conceitos.
O Sistema Harmonizado (SH) é uma classificação internacional de mercadorias.
Já a NCM utiliza o Sistema Harmonizado como base e acrescenta os desdobramentos necessários para a classificação adotada pelos países do Mercosul.
Por isso, os seis primeiros dígitos seguem o padrão internacional do SH, enquanto os dois últimos correspondem ao desdobramento da NCM no Mercosul. (Serviços e Informações do Brasil)
De forma simples:
SH → classificação internacional
NCM → classificação utilizada no Mercosul, baseada no SH
Como consultar o NCM de um produto?
Essa é uma das principais dúvidas de quem trabalha com produtos.
A forma oficial de consultar a NCM é por meio do Sistema Classif, disponibilizado pela Receita Federal.
A Receita informa que a consulta pode ser feita por código, palavras-chave ou pela navegação na árvore da NCM. (Serviços e Informações do Brasil)
O Sistema Classif também reúne informações sobre notas legais, notas explicativas, histórico da NCM e decisões relacionadas à classificação fiscal. (Serviços e Informações do Brasil)
Consultar NCM no Sistema Classif — Receita Federal
Passo a passo para consultar uma NCM
Vamos imaginar que uma empresa precise descobrir a classificação fiscal de determinado produto.
Passo 1 — Identifique corretamente o produto
Antes de pesquisar, reúna o máximo possível de informações.
Não procure apenas pelo nome comercial.
Observe:
- nome do produto;
- finalidade;
- material utilizado;
- composição;
- funcionamento;
- características técnicas;
- forma de apresentação;
- modelo;
- aplicação;
- fabricante;
- dimensões;
- capacidade;
- entre outras características.
Essas informações podem ser fundamentais para encontrar a classificação adequada.
Passo 2 — Acesse o Sistema Classif
Entre no sistema oficial da Receita Federal e utilize a opção de consulta da NCM.
A ferramenta permite pesquisar por código ou palavras e também navegar pela estrutura da NCM. (Serviços e Informações do Brasil)
Passo 3 — Pesquise por palavras relacionadas ao produto
Digite termos que descrevam o produto.
Por exemplo, se você estiver pesquisando uma determinada máquina, não necessariamente deverá procurar somente pelo nome comercial utilizado pelo fornecedor.
É importante entender o que o produto é e qual é sua função.
Passo 4 — Analise as opções encontradas
Esse é um dos pontos mais importantes.
Encontrar uma descrição aparentemente semelhante não significa automaticamente que aquele seja o NCM correto.
É necessário verificar a descrição e as regras aplicáveis à classificação.
A Receita Federal orienta que, para classificar uma mercadoria, devem ser consideradas suas características e as Notas Legais das Seções e dos Capítulos, além dos textos da NCM e de eventuais atos de classificação aplicáveis. (Serviços e Informações do Brasil)
Por que não é recomendado escolher o NCM apenas pelo nome do produto?
Imagine uma empresa que vende uma peça chamada comercialmente de:
“Conector X”
O nome comercial, sozinho, pode não ser suficiente para determinar a classificação.
É necessário saber, por exemplo:
- qual é o material;
- qual é a finalidade;
- onde é utilizado;
- como funciona;
- quais são suas características;
- se possui alguma característica específica.
Dois produtos com nomes semelhantes podem ter características diferentes e, consequentemente, classificações fiscais diferentes.
Por isso, NCM não deve ser escolhido simplesmente pelo nome do produto ou copiado de outro cadastro sem conferência.
O fornecedor informou um NCM. Posso simplesmente utilizar?
É comum uma empresa receber uma nota fiscal ou cadastro de produto de um fornecedor já contendo determinado NCM.
Isso pode ser uma referência importante.
Mas é recomendável que a empresa não trate o código informado pelo fornecedor como uma garantia automática de que a classificação está correta para todas as situações.
A responsabilidade pela correta classificação fiscal deve ser tratada com cuidado.
Se houver dúvida relevante, é possível pesquisar as normas, notas explicativas, decisões e soluções de consulta relacionadas à mercadoria.
A própria Receita Federal disponibiliza mecanismos para pesquisa de decisões sobre classificação fiscal. O Sistema Classif reúne milhares de decisões nacionais e internacionais relacionadas ao tema. (Serviços e Informações do Brasil)
O que acontece se o NCM estiver errado?
Um NCM incorreto pode gerar consequências fiscais e operacionais.
Dependendo da situação, a classificação pode influenciar:
- tributação;
- preenchimento de documentos fiscais;
- benefícios fiscais;
- obrigações acessórias;
- tratamento administrativo;
- operações de importação;
- operações de exportação.
Por isso, um cadastro fiscal incorreto pode ir muito além de simplesmente “digitar um código errado na nota”.
Em determinadas situações, pode haver necessidade de corrigir documentos, revisar operações ou regularizar diferenças tributárias.
Por isso, a classificação deve ser tratada como parte importante do cadastro fiscal da empresa.
NCM influencia os impostos?
Pode influenciar, sim.
A NCM é utilizada como elemento de classificação das mercadorias e pode ser fundamental para determinar o tratamento tributário aplicável.
No comércio exterior, por exemplo, a Receita Federal orienta que o Sistema Classif pode ser utilizado para consultar informações relacionadas ao Imposto de Importação (II) e ao IPI conforme o código pesquisado. (Serviços e Informações do Brasil)
Mas é importante fazer uma ressalva:
Não significa que basta consultar o NCM para descobrir automaticamente todos os impostos de uma venda.
A tributação depende também de outros fatores, como:
- tipo de operação;
- origem e destino;
- regime tributário;
- natureza da operação;
- legislação aplicável;
- benefícios fiscais;
- situação do contribuinte;
- características específicas da mercadoria.
Portanto, NCM é uma informação importante, mas não é a única informação necessária para determinar a tributação de uma operação.
NCM e CFOP são a mesma coisa?
Não.
Essa é uma confusão bastante comum.
NCM
Está relacionada à classificação da mercadoria.
CFOP
Está relacionado à natureza da operação fiscal.
Por exemplo, uma empresa pode vender determinado produto e precisar informar:
NCM → qual é a mercadoria
CFOP → qual é a natureza daquela operação
São informações diferentes, embora apareçam juntas em muitas operações fiscais.
Em um próximo artigo do Rodicas, podemos explicar detalhadamente:
CFOP: o que é e como escolher o código correto?
NCM e CEST são a mesma coisa?
Também não.
NCM é a classificação da mercadoria.
CEST significa Código Especificador da Substituição Tributária e está relacionado às mercadorias e bens sujeitos aos regimes de substituição tributária e antecipação do recolhimento do ICMS.
Portanto:
| Código | Principal finalidade |
|---|---|
| NCM | Classificação da mercadoria |
| CFOP | Natureza da operação |
| CEST | Identificação de mercadorias sujeitas a determinadas regras de ST/antecipação |
| CST/CSOSN | Informações relacionadas à tributação do ICMS |
Esses códigos podem aparecer juntos em uma operação, mas cada um possui uma finalidade diferente.
O NCM pode mudar?
Sim.
A tabela NCM pode sofrer alterações ao longo do tempo.
Por isso, uma empresa que possui muitos produtos cadastrados precisa ter cuidado com a manutenção dessas informações.
A Receita Federal disponibiliza inclusive uma ferramenta de histórico da NCM, que permite pesquisar informações desde 1º de janeiro de 1996 e consultar alterações relacionadas a códigos e descrições. (Serviços e Informações do Brasil)
O Sistema Classif também permite consultar a tabela vigente e informações históricas. (Serviços e Informações do Brasil)
Isso é especialmente importante para empresas que trabalham com grande quantidade de produtos.
Como organizar os NCMs da sua empresa?
Se sua empresa possui dezenas ou centenas de produtos, não é uma boa ideia deixar os códigos espalhados em diferentes planilhas.
O ideal é manter um cadastro centralizado de produtos.
Uma estrutura pode conter:
| Produto | Código interno | NCM | CEST | Custo | Preço |
|---|---|---|---|---|---|
| Produto A | 001 | XXXXXXXX | — | R$ 50 | R$ 80 |
| Produto B | 002 | XXXXXXXX | XXXXXXX | R$ 100 | R$ 160 |
Também é interessante manter informações como:
- descrição detalhada;
- fabricante;
- unidade de medida;
- origem;
- tributação aplicável;
- fornecedor;
- data da última revisão.
Isso facilita muito a manutenção do cadastro.
Quem deve definir o NCM?
A classificação fiscal exige conhecimento técnico e tributário.
Em situações simples, a própria empresa pode realizar pesquisas no Sistema Classif e consultar as informações disponibilizadas pela Receita Federal.
Porém, quando existe dúvida relevante sobre a classificação de uma mercadoria, é recomendável buscar orientação profissional adequada.
A Receita Federal possui inclusive um procedimento formal de consulta sobre classificação fiscal de mercadorias, destinado a esclarecer dúvidas sobre a correta classificação na NCM. (Serviços e Informações do Brasil)
Esse procedimento exige que a mercadoria seja caracterizada detalhadamente, podendo envolver informações como descrição técnica, composição, função, aplicação, fabricante, modelo, dimensões, imagens e documentação técnica. (Serviços e Informações do Brasil)
Como fazer uma consulta formal à Receita Federal?
Quando a empresa possui uma dúvida mais complexa e precisa de uma posição formal sobre a classificação fiscal, existe a possibilidade de apresentar uma consulta de classificação fiscal de mercadorias.
Antes disso, a própria Receita orienta verificar se a questão já foi solucionada anteriormente. (Serviços e Informações do Brasil)
A consulta formal não deve ser confundida com simplesmente pesquisar um produto no Sistema Classif.
São situações diferentes:
Pesquisa no Classif → consulta das classificações e informações disponíveis.
Consulta formal → procedimento utilizado para esclarecer dúvida sobre a correta classificação fiscal.
A Receita Federal informa que a consulta formal deve se referir a um produto por processo. (Serviços e Informações do Brasil)
Existe uma lista de NCMs?
Sim.
A Receita Federal disponibiliza a Tabela NCM e permite consultar os códigos pelo Sistema Classif.
Também existe a possibilidade de realizar o download da tabela vigente em formatos como JSON e XLSX. (Serviços e Informações do Brasil)
Isso pode ser útil para empresas e profissionais que precisam trabalhar com grandes quantidades de produtos.
Mas atenção: uma tabela de códigos não substitui a análise da classificação.
Ter uma lista de NCMs é diferente de saber qual código corresponde corretamente a determinada mercadoria.
7 cuidados importantes com NCM
1. Não escolha o código apenas pelo nome do produto
Analise suas características.
2. Não copie automaticamente o NCM de outra empresa
Produtos aparentemente iguais podem ter diferenças relevantes.
3. Verifique a descrição completa
Não olhe somente os primeiros resultados da pesquisa.
4. Consulte as Notas Legais
Elas fazem parte da análise da classificação fiscal. (Serviços e Informações do Brasil)
5. Pesquise decisões anteriores
Soluções de consulta e outros atos podem ajudar na classificação de mercadorias semelhantes. (Serviços e Informações do Brasil)
6. Mantenha o cadastro atualizado
Alterações na NCM podem exigir revisão dos produtos cadastrados.
7. Procure orientação especializada em casos duvidosos
Quanto maior o impacto tributário da classificação, maior deve ser o cuidado.
FAQ — Perguntas frequentes sobre NCM
O que significa NCM?
NCM significa Nomenclatura Comum do Mercosul. É um sistema utilizado para classificar mercadorias por meio de códigos numéricos.
Quantos dígitos tem a NCM?
O código NCM normalmente utilizado possui 8 dígitos. Os seis primeiros seguem a estrutura do Sistema Harmonizado e os dois últimos correspondem ao desdobramento adotado pelo Mercosul. (Serviços e Informações do Brasil)
Onde consultar o NCM?
A consulta oficial pode ser realizada no Sistema Classif, da Receita Federal. A ferramenta permite pesquisar por palavras, códigos e pela estrutura da NCM. (Serviços e Informações do Brasil)
Todo produto possui NCM?
As mercadorias são classificadas dentro da nomenclatura, e a classificação fiscal adequada depende das características do produto e das regras aplicáveis.
NCM é igual a CFOP?
Não. NCM classifica a mercadoria, enquanto o CFOP identifica a natureza da operação fiscal.
NCM é igual a CEST?
Não. NCM e CEST possuem finalidades diferentes. O CEST está relacionado a mercadorias sujeitas a determinados regimes de substituição tributária e antecipação.
O NCM influencia os impostos?
Pode influenciar. A classificação fiscal pode estar relacionada ao tratamento tributário da mercadoria. Porém, o imposto aplicável não deve ser determinado somente olhando o NCM.
O NCM pode mudar?
Sim. A classificação pode sofrer alterações e, por isso, empresas devem manter seus cadastros atualizados. A Receita disponibiliza consulta histórica da NCM. (Serviços e Informações do Brasil)
Conclusão
O NCM é muito mais do que uma sequência de oito números que aparece na nota fiscal.
Ele faz parte da estrutura de classificação das mercadorias e pode ter impacto em questões tributárias, fiscais, comerciais e de comércio exterior.
Para uma empresa, manter os produtos corretamente classificados ajuda a evitar problemas no cadastro e na emissão dos documentos fiscais e facilita a gestão tributária.
O caminho mais seguro para começar uma pesquisa é utilizar o Sistema Classif da Receita Federal, analisando não apenas o nome do produto, mas também suas características, função, composição, aplicação e as regras da NCM. (Serviços e Informações do Brasil)
E fica uma regra importante:
Não escolha um NCM apenas porque ele “parece ser” o código do produto. Classificação fiscal exige análise.
Para quem administra uma empresa, entender NCM, CFOP, CEST, CST, CSOSN e CNAE é um grande diferencial, porque esses códigos aparecem constantemente na rotina fiscal e administrativa.
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