Abrir uma empresa exige muito mais do que calcular quanto será necessário para comprar mercadorias, alugar um espaço ou adquirir equipamentos. Um dos pontos que mais merece atenção é descobrir quanto custa manter a empresa funcionando todos os meses.
Esse valor é importante porque ajuda o empresário a entender quanto precisa faturar para manter a operação, avaliar se o preço dos produtos ou serviços está adequado e identificar gastos que podem estar comprometendo o resultado.
Uma empresa pode vender bastante e ainda assim enfrentar dificuldades financeiras quando seus custos e despesas são altos demais. Da mesma forma, um negócio com faturamento menor pode apresentar uma operação saudável se conseguir manter seus gastos compatíveis com sua receita.
Por isso, antes de pensar apenas em quanto a empresa vende, é importante responder a uma pergunta básica:
Quanto custa manter essa empresa funcionando?
O que entra no custo de funcionamento de uma empresa?
O custo de funcionamento representa, de forma prática, o conjunto de gastos necessários para manter a empresa operando.
É importante fazer uma distinção entre custos e despesas, porque nem todo dinheiro que sai do caixa tem a mesma natureza.
Os custos normalmente estão ligados diretamente à produção ou à prestação do serviço, enquanto as despesas estão relacionadas à estrutura administrativa, comercial e operacional necessária para manter o negócio funcionando. Na gestão financeira, ambos precisam ser acompanhados para que o empresário tenha uma visão real da operação. (Sebrae RN)
Imagine uma pequena loja de materiais de construção.
A compra das mercadorias para revenda está diretamente relacionada ao que será vendido. Já o aluguel da loja, internet, sistema de gestão, contador e outras despesas administrativas existem para manter a empresa funcionando.
Para o empresário, entretanto, existe uma questão ainda mais importante: todos esses gastos precisam ser considerados quando ele analisa a sustentabilidade do negócio.
O Sebrae diferencia custos fixos, que não variam diretamente com o volume produzido ou vendido, dos custos variáveis, que acompanham o nível de produção ou vendas. Aluguel é um exemplo clássico de gasto fixo, enquanto mercadorias e matérias-primas normalmente acompanham o volume vendido ou produzido. (Sebrae)
Comece pelos gastos fixos mensais
Uma das formas mais simples de começar o cálculo é levantar tudo aquilo que a empresa precisa pagar mesmo que tenha um mês de vendas muito fracas.
Esses são os chamados custos ou despesas fixas.
Podem entrar nessa relação aluguel, salários e encargos, internet, telefone, sistemas, contabilidade, seguros, determinadas mensalidades, serviços contratados e outros gastos que não variam diretamente com o volume de vendas.
O Sebrae utiliza justamente exemplos como aluguel, internet, telefone, segurança, serviços terceirizados e plataformas digitais para demonstrar gastos que fazem parte da estrutura fixa do negócio. (Sebrae)
Imagine uma empresa de serviços que tenha os seguintes gastos mensais:
| Gasto | Valor |
|---|---|
| Aluguel | R$ 2.500 |
| Salários e encargos | R$ 8.000 |
| Internet e telefone | R$ 300 |
| Sistema de gestão | R$ 200 |
| Contabilidade | R$ 600 |
| Energia elétrica | R$ 700 |
| Seguro | R$ 200 |
| Pró-labore | R$ 3.000 |
| Total | R$ 15.500 |
Nesse exemplo, a empresa precisa de aproximadamente R$ 15.500 por mês apenas para cobrir essa estrutura, antes mesmo de considerar os gastos diretamente relacionados às vendas.
Isso não significa que R$ 15.500 de faturamento sejam suficientes.
Ainda será necessário considerar os custos variáveis, impostos, taxas, mercadorias, comissões e a margem necessária para gerar lucro.
Mas o número já responde uma pergunta muito importante:
“Quanto custa manter a estrutura da minha empresa funcionando?”
E os custos variáveis?
Depois de levantar os gastos fixos, é necessário olhar para aqueles que aumentam ou diminuem conforme a empresa vende mais.
São os custos variáveis.
Uma loja, por exemplo, precisa comprar mercadorias para revender. Quanto mais vende, maior tende a ser o custo relacionado às mercadorias.
Uma indústria terá matéria-prima e outros insumos.
Uma empresa de serviços pode ter combustível, materiais utilizados na execução do serviço, comissões, taxas de cartão ou outros gastos diretamente relacionados à realização e venda daquele serviço.
O Sebrae explica que os custos variáveis acompanham o volume produzido ou vendido, enquanto os fixos permanecem ligados à estrutura do negócio. (Sebrae)
Imagine que uma empresa venda R$ 40.000 em determinado mês e tenha R$ 16.000 de custos variáveis relacionados às vendas.
Nesse caso, não podemos simplesmente dizer que a empresa teve R$ 40.000 disponíveis para pagar suas contas.
Uma parte do faturamento já está comprometida com aquilo que foi necessário para gerar aquela receita.
É justamente por isso que olhar apenas para o faturamento pode levar o empresário a conclusões erradas.
Um exemplo completo de custo mensal
Vamos imaginar uma pequena empresa de manutenção.
Durante determinado mês, ela faturou R$ 40.000.
Para realizar os serviços, teve R$ 10.000 de materiais, R$ 2.000 de combustível e deslocamentos diretamente relacionados aos serviços e R$ 1.000 em taxas e comissões.
Os custos variáveis chegaram a:
R$ 13.000
A empresa também possui uma estrutura mensal de:
R$ 15.500 em custos e despesas fixas.
Então podemos fazer uma análise simplificada:
Resultado antes de outros ajustes: R$ 11.500
Esse exemplo é simplificado e não substitui uma apuração contábil completa, mas mostra por que o empresário precisa olhar para o negócio como um todo.
Se ele observasse somente os R$ 40.000 de faturamento, teria uma percepção completamente diferente do resultado.
O custo de funcionamento não é igual ao faturamento mínimo
Essa é uma diferença importante.
Se uma empresa possui R$ 15.500 de custos fixos, isso não significa que precisa faturar apenas R$ 15.500 para funcionar.
Isso acontece porque parte do faturamento será consumida pelos custos variáveis e outros gastos relacionados às vendas.
Para descobrir quanto a empresa precisa faturar para cobrir seus custos e despesas, entra em cena o conceito de margem de contribuição e, posteriormente, o ponto de equilíbrio.
O Sebrae define a margem de contribuição como o valor que sobra da receita depois da dedução dos custos variáveis. Ela é utilizada para verificar quanto das vendas está disponível para cobrir os custos e despesas fixas e, depois disso, gerar lucro. (Sebrae)
Por exemplo, imagine que uma empresa tenha uma margem de contribuição de 35%.
Se os custos e despesas fixas forem R$ 15.500, podemos calcular de forma simplificada:
Ponto de equilíbrio = R$ 15.500 ÷ 35%
Resultado:
R$ 44.285,71
Isso significa que, nesse exemplo, a empresa precisaria faturar aproximadamente R$ 44.286 por mês para atingir o ponto de equilíbrio, considerando essas premissas.
Abaixo desse nível, a operação tende a não cobrir todos os custos e despesas. Acima dele, começa a existir margem para geração de resultado positivo.
O cálculo do ponto de equilíbrio segue justamente essa lógica: custos e despesas fixas divididos pela margem de contribuição percentual. (Sebrae)
E os gastos que o empresário costuma esquecer?
Um dos maiores problemas no cálculo do custo de funcionamento é deixar despesas pequenas fora da conta.
Uma assinatura de R$ 50 pode parecer irrelevante.
Uma taxa de R$ 80 também.
Um sistema de R$ 150 parece pequeno.
Um gasto de R$ 200 com telefone, R$ 300 com combustível e R$ 150 com materiais de escritório também podem parecer pouco individualmente.
Mas quando todos são somados, o resultado pode ser significativo.
Por isso, o empresário deveria olhar para todas as saídas recorrentes da empresa, e não apenas para aquelas que considera mais importantes.
Também é preciso ter cuidado com despesas que variam. Combustível, por exemplo, pode aumentar conforme a equipe realiza mais serviços. Taxas de cartão podem acompanhar as vendas. Comissões podem crescer quando a equipe vende mais.
Esses gastos precisam entrar na análise porque fazem parte do custo necessário para gerar receita.
O próprio Sebrae chama atenção para a importância de identificar custos e despesas, incluindo gastos indiretos e variáveis, para melhorar a formação de preços e a análise da rentabilidade. (Sebrae RN)
O pró-labore deve entrar na conta?
Sim, do ponto de vista da gestão financeira, o empresário precisa considerar a remuneração pelo trabalho que realiza na empresa.
Se o proprietário trabalha todos os dias no negócio, mas não coloca nenhum valor referente ao seu trabalho nos cálculos, pode acabar acreditando que a empresa dá mais resultado do que realmente dá.
Imagine uma empresa que apresenta R$ 8.000 de resultado mensal antes de considerar a remuneração do proprietário.
Se o empresário precisa retirar R$ 4.000 para viver, esse valor precisa ser considerado no planejamento financeiro.
Caso contrário, parte do dinheiro que ele acredita ser lucro está, na prática, sendo utilizado para sustentar o trabalho do próprio proprietário.
Isso não significa que pró-labore seja simplesmente mais um custo operacional em qualquer demonstração contábil. A classificação depende da natureza da análise. Para fins de gestão, porém, é importante considerar a remuneração necessária do proprietário para entender o verdadeiro custo econômico da operação.
O empresário precisa separar custo da empresa e gasto pessoal
Esse ponto é especialmente importante nas pequenas empresas.
Quando o proprietário paga despesas pessoais com dinheiro da empresa, o custo de funcionamento fica distorcido.
Imagine que uma empresa tenha R$ 12.000 em despesas operacionais e o proprietário utilize mais R$ 3.000 da conta empresarial para pagar despesas particulares.
Se tudo for registrado simplesmente como “despesa da empresa”, o empresário poderá concluir que o negócio custa R$ 15.000 por mês para funcionar.
Mas não é isso que está acontecendo.
Uma parte é custo da empresa.
Outra parte é retirada pessoal.
Por isso, a separação entre as finanças pessoais e empresariais é fundamental para que o empresário consiga saber quanto o negócio realmente custa.
Como calcular o custo de funcionamento na prática?
Uma forma simples é montar uma planilha com três grandes grupos:
1. Estrutura fixa
Aluguel, salários, encargos, sistemas, internet, telefone, contabilidade, seguros, pró-labore e outras despesas recorrentes.
2. Custos variáveis
Mercadorias, matérias-primas, materiais utilizados nos serviços, comissões, taxas de cartão, fretes, combustível diretamente relacionado às vendas e outros gastos que acompanham a operação.
3. Gastos extraordinários
Manutenções, equipamentos, reformas, substituição de computadores, despesas jurídicas eventuais e outros gastos que não aparecem todos os meses, mas precisam ser considerados no planejamento anual.
Depois de levantar esses valores, o empresário pode calcular uma média mensal dos gastos que não acontecem todos os meses.
Por exemplo, se uma empresa gasta aproximadamente R$ 6.000 por ano com manutenção e pequenos investimentos, pode considerar uma média de R$ 500 por mês no planejamento financeiro.
Isso não significa que ela pagará exatamente R$ 500 todos os meses, mas ajuda a evitar a falsa sensação de que determinados gastos não existem simplesmente porque não aparecem mensalmente.
Por que saber o custo de funcionamento ajuda na formação do preço?
Porque não é possível definir um preço adequado sem conhecer os gastos da empresa.
Se um empresário compra um produto por R$ 50 e vende por R$ 70, pode acreditar que ganhou R$ 20.
Mas será que ganhou?
Ainda podem existir impostos, taxas de cartão, frete, comissão, embalagem e uma parcela dos custos fixos da empresa.
O preço de venda precisa considerar os diversos componentes da operação e a margem pretendida. O Sebrae destaca que a formação de preços deve levar em consideração custos, despesas, margem de lucro e características do mercado. (Sebrae RN)
Por isso, conhecer o custo de funcionamento é uma das bases para uma precificação mais consciente.
E se o custo da empresa estiver muito alto?
Depois de calcular, o empresário pode descobrir que sua estrutura está pesada demais para o faturamento atual.
Nesse caso, o objetivo não deve ser simplesmente cortar qualquer despesa.
É necessário perguntar:
Esse gasto é realmente necessário?
Ele contribui para gerar receita?
Existe uma alternativa mais barata?
É possível negociar com o fornecedor?
A empresa está utilizando integralmente esse serviço?
Esse custo poderia ser variável em vez de fixo?
Uma assinatura que não é utilizada pode ser cancelada.
Um fornecedor pode ser renegociado.
Um processo manual pode ser substituído por uma ferramenta mais eficiente.
Uma estrutura física muito grande pode ser revista, dependendo da atividade.
O Sebrae observa que, em determinadas situações, reduzir a proporção de custos fixos ou transformar parte deles em variáveis pode tornar a empresa menos pressionada em períodos de vendas mais fracas. (Sebrae)
Mas reduzir custos sem analisar o impacto também pode prejudicar o negócio. Cortar um funcionário essencial, diminuir a qualidade do produto ou eliminar uma ferramenta importante só para reduzir despesas pode gerar um problema maior.
O objetivo é reduzir desperdícios, não simplesmente gastar menos.
O custo de funcionamento deve ser acompanhado todos os meses
Depois de calcular pela primeira vez, não significa que o trabalho terminou.
Os gastos mudam.
O aluguel pode aumentar.
Um funcionário pode ser contratado.
Um sistema pode ser substituído.
A empresa pode mudar de endereço.
O preço dos fornecedores pode subir.
As taxas podem mudar.
A empresa pode começar a investir em publicidade.
Por isso, o custo de funcionamento precisa ser revisado periodicamente.
Uma boa prática é comparar o valor atual com os meses anteriores e observar quais despesas cresceram.
Se a empresa faturava R$ 50.000 e gastava R$ 20.000 para manter sua estrutura, mas passou a faturar R$ 55.000 enquanto seus gastos subiram para R$ 28.000, houve crescimento do faturamento, mas a estrutura também ficou significativamente mais pesada.
É justamente esse tipo de análise que transforma números em informação para a gestão.
Conclusão
Saber quanto custa manter uma empresa funcionando é uma das informações mais importantes para qualquer empresário.
O cálculo começa com o levantamento dos gastos fixos, passa pela identificação dos custos variáveis e precisa considerar também despesas que podem aparecer de forma eventual. A partir dessas informações, o empresário consegue compreender melhor sua estrutura, analisar preços, planejar o caixa e calcular indicadores como margem de contribuição e ponto de equilíbrio.
Mais importante do que encontrar um número exato é criar o hábito de acompanhar esses gastos.
Uma empresa bem administrada não olha apenas para quanto vende. Ela acompanha quanto custa vender, quanto custa manter a operação e quanto realmente sobra depois de tudo isso.
No final, a pergunta não deve ser apenas:
“Quanto minha empresa fatura?”
Mas também:
“Quanto custa manter essa empresa funcionando e quanto desse faturamento realmente contribui para o resultado?”
Essa visão pode fazer uma grande diferença na tomada de decisões.
Perguntas frequentes
O que é custo de funcionamento de uma empresa?
É o conjunto de gastos necessários para manter a operação funcionando. Inclui custos e despesas relacionados à estrutura, produção, prestação de serviços, vendas e administração.
Qual a diferença entre custo fixo e variável?
O custo fixo não varia diretamente com o volume de produção ou vendas, como o aluguel. O variável acompanha a atividade do negócio, como mercadorias, matérias-primas e determinadas comissões. (Sebrae)
O pró-labore deve ser considerado no planejamento?
Sim. Para a gestão financeira, é importante considerar a remuneração necessária do proprietário para saber qual é o verdadeiro custo econômico da operação.
Quanto uma empresa precisa faturar para pagar suas contas?
Depende dos custos fixos, custos variáveis e margem de contribuição. O cálculo do ponto de equilíbrio ajuda a descobrir o faturamento necessário para cobrir os custos e despesas. (Sebrae)
O custo de funcionamento deve ser calculado todos os meses?
O ideal é revisar os valores regularmente, principalmente quando houver mudanças em aluguel, salários, fornecedores, sistemas, impostos, estrutura ou volume de operação.
Veja Também: Como fazer a gestão de uma pequena empresa? Guia prático para organizar o negócio
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