Uma empresa pode estar vendendo, pagando suas contas e até aumentando o faturamento, mas isso não significa necessariamente que esteja sendo bem administrada.
Muitas vezes, os problemas de gestão aparecem primeiro em pequenas situações do dia a dia: contas que vencem por falta de organização, estoque que não bate, funcionários que não sabem exatamente o que fazer, decisões tomadas apenas pela intuição ou o empresário que precisa resolver praticamente tudo.
O problema é que esses sinais podem parecer normais durante algum tempo. Quando são ignorados, porém, acabam prejudicando o caixa, a produtividade, o atendimento, o lucro e a capacidade de crescimento da empresa.
Neste artigo, você vai conhecer 10 sinais de que sua empresa precisa melhorar a gestão e entender o que pode ser feito em cada situação.
1. Você não sabe exatamente quanto sua empresa ganha e gasta
Esse é um dos sinais mais importantes.
Muitos empresários sabem informar aproximadamente quanto venderam no mês, mas têm dificuldade para responder perguntas como:
- Quanto a empresa gastou?
- Quanto realmente sobrou?
- Qual foi o lucro?
- Quanto está comprometido para os próximos meses?
- Quanto existe disponível no caixa?
- Quais contas ainda precisam ser pagas?
Saber o faturamento não é suficiente.
Imagine uma empresa que faturou R$ 100 mil em determinado mês.
À primeira vista, parece um resultado excelente.
Mas suponha que ela tenha:
- R$ 60 mil de custos com mercadorias;
- R$ 20 mil de despesas;
- R$ 10 mil de impostos e outras obrigações;
- R$ 8 mil de despesas financeiras.
Nesse exemplo, o faturamento foi de R$ 100 mil, mas o resultado é muito diferente da impressão inicial.
Por isso, uma boa gestão precisa acompanhar pelo menos:
Faturamento → custos → despesas → resultado → caixa.
Se o empresário precisa abrir várias contas, planilhas ou consultar funcionários para descobrir essas informações, existe uma oportunidade clara de melhorar os controles.
Como melhorar
Comece criando uma rotina simples de acompanhamento financeiro.
Registre diariamente ou semanalmente:
- vendas;
- recebimentos;
- pagamentos;
- despesas;
- compras;
- impostos;
- retiradas dos sócios.
Depois, acompanhe esses números todos os meses.
2. A empresa vende bastante, mas o dinheiro nunca sobra
Esse é um problema bastante comum.
O empresário olha para as vendas e pensa:
“Minha empresa está vendendo bem. Então por que estou sempre sem dinheiro?”
A resposta pode estar na diferença entre faturamento, lucro e caixa.
Uma empresa pode vender muito e ainda assim ter problemas financeiros por diversos motivos:
- margem de lucro baixa;
- custos elevados;
- despesas excessivas;
- vendas parceladas;
- estoque muito grande;
- antecipação de recebíveis;
- empréstimos;
- juros;
- retiradas excessivas dos proprietários.
Por exemplo, uma loja pode vender R$ 80 mil em um mês, mas receber grande parte das vendas parceladamente.
Enquanto isso, fornecedores, funcionários, aluguel e impostos precisam ser pagos antes.
A empresa pode apresentar vendas elevadas e, mesmo assim, enfrentar falta de dinheiro no caixa.
Como melhorar
Além de acompanhar o faturamento, acompanhe:
Contas a receber + contas a pagar + fluxo de caixa + margem de lucro.
Também é importante saber quanto dinheiro está comprometido para os próximos dias e meses.
3. Você mistura o dinheiro da empresa com o dinheiro pessoal
Quando o empresário utiliza a conta da empresa para pagar despesas pessoais e usa dinheiro pessoal para cobrir despesas do negócio, fica muito mais difícil saber como a empresa realmente está.
Imagine uma situação:
A empresa tem R$ 15 mil na conta.
O proprietário utiliza:
- R$ 2 mil para uma despesa pessoal;
- R$ 1.500 para pagar uma conta da família;
- R$ 3 mil para uma compra pessoal no cartão.
No final do mês, o saldo caiu, mas não está claro quanto foi gasto pela empresa e quanto foi retirado pelo proprietário.
Esse comportamento pode esconder problemas financeiros.
Como melhorar
Tenha uma separação clara entre:
Dinheiro da empresa
e
Dinheiro dos sócios.
As retiradas devem ser planejadas e registradas.
Dependendo da estrutura e do resultado da empresa, podem existir diferentes formas de remuneração dos proprietários, como pró-labore e distribuição de lucros, cada uma com suas características.
O mais importante para a gestão é que essas movimentações não aconteçam de maneira aleatória.
4. O empresário precisa resolver tudo pessoalmente
Outro sinal muito forte de problemas de gestão é quando tudo depende do dono.
Se o empresário precisa:
- aprovar toda compra;
- responder todos os clientes;
- conferir todas as vendas;
- resolver qualquer problema;
- autorizar qualquer pagamento;
- verificar todo estoque;
- ensinar constantemente as mesmas tarefas;
a empresa pode estar funcionando mais pela dependência do proprietário do que por processos.
Isso limita o crescimento.
Imagine que o empresário precise se ausentar durante uma semana.
Se a equipe consegue continuar trabalhando normalmente, existe um determinado nível de organização.
Mas se tudo para quando o proprietário não está presente, existe uma dependência excessiva.
Como melhorar
Comece documentando as principais atividades.
Por exemplo:
Venda → emissão da nota → separação do produto → entrega → cobrança → baixa do pagamento.
Transformar uma tarefa que está apenas “na cabeça” do empresário em um processo ajuda a empresa a funcionar com mais previsibilidade.
5. Os funcionários não sabem claramente suas responsabilidades
Outro sinal de gestão deficiente aparece quando os funcionários frequentemente perguntam:
“Quem deveria fazer isso?”
ou:
“Isso é responsabilidade de quem?”
Quando não existem responsabilidades claras, algumas tarefas podem ser feitas duas vezes enquanto outras simplesmente deixam de ser realizadas.
Isso também pode gerar conflitos entre os membros da equipe.
Uma pequena empresa não precisa necessariamente de uma estrutura burocrática enorme.
Mas cada pessoa deve saber:
- quais são suas tarefas;
- a quem responde;
- quais decisões pode tomar;
- quais resultados precisa entregar;
- quais atividades dependem dela.
Como melhorar
Faça uma lista simples das principais funções de cada funcionário.
Por exemplo:
| Função | Principais responsabilidades |
|---|---|
| Vendas | Atendimento, orçamento e acompanhamento |
| Financeiro | Contas a pagar, receber e conciliação |
| Estoque | Entrada, saída e conferência |
| Administrativo | Documentos, fornecedores e controles |
Isso já pode reduzir bastante a confusão operacional.
6. O estoque nunca bate com o sistema ou com a realidade
Se o sistema mostra 50 unidades de determinado produto, mas existem apenas 35 fisicamente, alguma coisa está errada.
Pode ser:
- erro de lançamento;
- venda sem baixa;
- entrada registrada incorretamente;
- perda;
- produto danificado;
- furto;
- retirada sem registro.
O problema não é apenas contábil ou operacional.
Estoque também é dinheiro.
Se uma empresa possui R$ 100 mil em mercadorias, qualquer erro de controle pode representar uma perda financeira relevante.
Outro problema é o excesso de estoque.
Comprar demais pode deixar dinheiro parado em produtos que demoram para vender.
Como melhorar
Faça inventários periódicos e acompanhe:
- estoque atual;
- produtos com maior saída;
- produtos parados;
- estoque mínimo;
- estoque máximo;
- perdas;
- divergências.
O objetivo não é simplesmente ter muito estoque.
É ter o estoque necessário para atender às vendas sem deixar dinheiro desnecessariamente parado.
7. A empresa toma decisões apenas pela intuição
A experiência do empresário é importante.
Mas depender somente dela pode ser perigoso.
Imagine que o proprietário diga:
“Acho que esse produto vende bastante.”
Mas quando os números são analisados, percebe-se que ele vende muito, porém possui uma margem muito pequena.
Ou então:
“Esse cliente é excelente.”
Mas a empresa descobre que esse cliente sempre compra a prazo, atrasa pagamentos e exige muitos recursos para ser atendido.
A gestão melhora quando a experiência do empresário é combinada com informações concretas.
Como melhorar
Antes de tomar decisões importantes, procure responder:
- Quanto vendemos?
- Quanto lucramos?
- Quanto custa?
- Qual produto vende mais?
- Qual produto tem maior margem?
- Qual cliente compra mais?
- Quanto temos para receber?
- Qual é o custo dessa decisão?
Não é necessário criar dezenas de indicadores.
Comece com poucos números que realmente ajudam a tomar decisões.
8. A empresa não acompanha seus custos e despesas
Outro sinal importante é quando os gastos aumentam sem que ninguém perceba.
Imagine que uma empresa tinha uma despesa mensal de R$ 20 mil.
Depois de alguns meses, passou para R$ 25 mil.
O faturamento, porém, permaneceu praticamente igual.
Se ninguém acompanha os números, o problema pode passar despercebido.
Custos e despesas precisam ser analisados porque eles influenciam diretamente a margem e o resultado.
Algumas perguntas importantes são:
Quais são os maiores gastos da empresa?
Quais despesas aumentaram nos últimos meses?
Existe algum serviço que não está sendo utilizado?
Algum fornecedor pode ser renegociado?
Existe desperdício?
Como melhorar
Monte uma relação das principais despesas e acompanhe sua evolução mensal.
Você pode criar algo simples:
| Despesa | Janeiro | Fevereiro | Março |
|---|---|---|---|
| Aluguel | R$ 5.000 | R$ 5.000 | R$ 5.000 |
| Energia | R$ 2.100 | R$ 2.400 | R$ 2.700 |
| Internet | R$ 500 | R$ 500 | R$ 500 |
| Sistema | R$ 400 | R$ 400 | R$ 400 |
| Outras | R$ 3.000 | R$ 3.300 | R$ 3.800 |
Uma tabela simples já pode mostrar onde existe aumento de gastos.
9. A empresa não possui metas nem acompanha resultados
Trabalhar todos os dias não significa necessariamente estar avançando.
Uma empresa pode passar meses funcionando no mesmo ritmo sem saber exatamente o que pretende alcançar.
Metas ajudam a transformar objetivos genéricos em algo que possa ser acompanhado.
Em vez de simplesmente dizer:
“Quero vender mais.”
É possível estabelecer:
“Quero aumentar o faturamento mensal de R$ 80 mil para R$ 90 mil até dezembro.”
Mas existe um cuidado importante:
não adianta estabelecer uma meta sem acompanhar os indicadores que levam até ela.
Se a meta é aumentar as vendas, por exemplo, pode ser necessário acompanhar:
- quantidade de propostas;
- quantidade de vendas;
- ticket médio;
- taxa de conversão;
- número de clientes;
- faturamento.
Como melhorar
Defina poucas metas e acompanhe regularmente.
Uma reunião mensal de gestão pode ser suficiente para analisar:
O que planejamos?
O que aconteceu?
Onde tivemos problemas?
O que precisa ser corrigido?
10. Os problemas se repetem porque ninguém procura a causa
Esse talvez seja um dos sinais mais importantes de todos.
A empresa resolve o mesmo problema várias vezes, mas ele sempre volta.
Por exemplo:
- produto errado entregue ao cliente;
- boleto enviado com erro;
- mercadoria faltando;
- pagamento esquecido;
- estoque divergente;
- orçamento perdido;
- documento preenchido incorretamente.
O problema é corrigido naquele momento, mas ninguém pergunta:
“Por que isso aconteceu?”
Existe uma diferença enorme entre apagar incêndios e melhorar processos.
Se um erro acontece uma vez, pode ser uma falha pontual.
Se acontece dez vezes, provavelmente existe algum problema no processo.
Como melhorar
Quando surgir um problema repetitivo, procure identificar:
Problema → causa → solução → responsável → acompanhamento.
Por exemplo:
Problema: pedidos estão sendo entregues com produtos errados.
Causa: não existe conferência antes da entrega.
Solução: criar uma etapa de conferência.
Responsável: funcionário responsável pela expedição.
Acompanhamento: verificar os erros durante os próximos 30 dias.
Dessa forma, a empresa não apenas corrige o problema: ela tenta evitar que ele volte a acontecer.
O que fazer quando sua empresa apresenta vários desses sinais?
Se você identificou vários dos sinais apresentados, não significa necessariamente que sua empresa esteja “indo mal”.
Na verdade, reconhecer os problemas é o primeiro passo para melhorar.
O erro seria perceber que existem falhas e simplesmente continuar trabalhando da mesma maneira.
Uma boa forma de começar é escolher um ou dois problemas prioritários.
Por exemplo:
Semana 1 — Organização financeira
Levantar:
- contas a pagar;
- contas a receber;
- saldo bancário;
- despesas;
- faturamento.
Semana 2 — Estoque
Verificar:
- produtos parados;
- divergências;
- produtos de maior saída;
- estoque mínimo.
Semana 3 — Processos
Identificar as atividades que mais apresentam erros.
Semana 4 — Indicadores
Escolher alguns números para acompanhar todos os meses.
Não é necessário tentar organizar toda a empresa em um único dia.
Gestão é um processo contínuo.
Como saber se a gestão da empresa está melhorando?
Uma empresa não precisa ser perfeita para ter uma boa gestão.
O importante é perceber evolução.
Alguns sinais positivos são:
- o empresário sabe quanto a empresa faturou;
- sabe quanto precisa pagar;
- conhece os valores a receber;
- consegue identificar seus principais custos;
- possui controle de estoque;
- os funcionários conhecem suas responsabilidades;
- os processos estão documentados;
- existem metas;
- os indicadores são acompanhados;
- as decisões são baseadas em informações;
- os problemas repetitivos começam a diminuir.
Observe que nenhum desses pontos exige necessariamente uma empresa grande.
Uma pequena empresa também pode ter uma gestão organizada.
Na realidade, quanto mais cedo o empresário cria bons controles, mais fácil pode ser administrar o crescimento do negócio.
FAQ — Perguntas frequentes
Como saber se minha empresa precisa melhorar a gestão?
Observe se existem problemas recorrentes relacionados a dinheiro, estoque, funcionários, processos, clientes e informações. Se você não consegue saber facilmente quanto a empresa ganha, gasta, deve ou tem para receber, por exemplo, existe uma oportunidade de melhorar os controles.
Qual é o maior sinal de uma empresa mal administrada?
Não existe um único sinal. Porém, a falta de informações para tomar decisões é especialmente problemática. Se o empresário não sabe quanto vende, quanto gasta, quanto lucra e onde estão seus principais custos, fica mais difícil administrar o negócio.
Uma empresa pequena precisa de gestão profissional?
Sim. Gestão não significa necessariamente contratar uma grande equipe administrativa ou utilizar sistemas caros. Uma pequena empresa pode começar com processos simples, controles financeiros, organização de estoque e acompanhamento de indicadores.
Preciso de um sistema de gestão para organizar minha empresa?
Não necessariamente. Dependendo do tamanho e da complexidade do negócio, uma planilha bem estruturada pode atender determinadas necessidades. Conforme a empresa cresce, porém, um sistema de gestão pode ajudar a centralizar informações e automatizar tarefas.
Como começar a melhorar a gestão?
Comece identificando os principais problemas da empresa. Depois, escolha um problema prioritário, descubra sua causa, estabeleça uma solução e acompanhe o resultado.
Conclusão
Uma empresa não precisa esperar enfrentar uma grande crise para começar a melhorar sua gestão.
Pequenos sinais do cotidiano já podem mostrar que determinados processos precisam ser revistos.
Não saber quanto realmente sobra, misturar dinheiro pessoal e empresarial, depender excessivamente do proprietário, ter problemas de estoque, não acompanhar custos, trabalhar sem metas e repetir os mesmos erros são exemplos de situações que merecem atenção.
A boa gestão não significa controlar absolutamente tudo.
Significa ter informações suficientes para entender o negócio, processos minimamente organizados e condições para tomar decisões melhores.
Se você identificou vários dos 10 sinais apresentados neste artigo, não tente resolver tudo ao mesmo tempo.
Escolha o problema que mais prejudica sua empresa, organize um plano de ação e comece por ele.
Com o tempo, pequenas melhorias podem transformar significativamente a maneira como o negócio funciona.
Veja Também: Como organizar uma pequena empresa: guia completo para colocar a gestão em ordem
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